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テレワークをはじめる前に確認したい事

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テレワークをはじめる前に確認したい事

 
テレワーク(tele-work)はスマートフォン・ノートパソコンさらにはインターネットの普及により、就業場所とは異なる場所で働くことを指します。自宅や移動時間などオフィスから離れた場所でも働くことができる「テレワーク」ですが厳密には3つにわけることができます。

1つ目は自宅にいながら会社と連絡をとる「自宅利用型テレワーク(在宅勤務)」、2つ目は顧客先や移動中で働く「モバイルワーク」、3つ目は勤務先以外のサテライトオフィスやレンタルオフィスなどの施設で働く「サテライトオフィス勤務」です。いずれも時間や場所にとらわれずに仕事をすることが可能となり、いま様々な要因から注目される働き方の一つです。
 

テレワークのメリット・デメリット

 
テレワークは企業にとって、従業員にとってもメリットの多い業務形態です。しかしながら無闇に導入しても逆に非効率になったり、セキュリティ上の問題が発生したりする場合もありますので導入目的をしっかりと見据えることが重要です。
 
■メリット
・オフィスコストの削減
・雇用の創出と労働力の創造
・事業継続性の確保
・ワークライフバランスの実現
・業務の生産率向上

■デメリット
・情報漏洩のリスク
・業務マネジメント

 
このように、テレワーク導入をすることでオフィススペースや交通コストを削減できたり、働く場所にとらわれず新規雇用の創出、自身の生活の充実が図れるなどのメリットが多い反面、リスクも伴います。ですので、しっかりと計画をたててシステムを構築することが重要となります。
 

テレワーク導入前の確認事項

 
テレワーク導入にあたり、事前の社内インフラの整備などの準備が不可欠です。まずは以下が社内に整備されているかを確認してみましょう。
 
・会社での仕事はノートPCでも可能か
・社外や自宅でもできる業務か
・自宅にWi-Fiや通信設備があるか
・社内でウェブ会議システムがあるか
・グループウェアなどの情報共有システムがあるか
・ペーパーレス化になっているか

 
このうち特にペーパーレス化はテレワークを導入するにあたって不可欠な事です。諸々のシステムや設備を整えていざテレワークを導入しても、結局テレワーク中に紙書類の確認や捺印などで出社する羽目になるようでは本末転倒になります。見積り・請求書などの発行、社内外でのやりとりもいまやPDFにて完結できますので、テレワーク環境の整備は今ある紙ベースのシステムを見直す機会にもなるでしょう。また、日々の電話対応などは電話代行業者や転送サービスなどを利用することで解決します。
 

テレワーク導入後の注意事項

 
社内システムやある程度の整備が済んだ段階でいよいよテレワークの開始となります。いきなりテレワークに移行するのではなく、まずはじめは週1〜2日から行ってみることをおすすめします。おそらくこの段階でいろいろ課題も見えて来ると思いますので、その都度システムや端末、ガイドラインの微調整をはかっていきましょう。また、マネジメント面での不安もあるとは思いますが、マネジメントしすぎないよう心がけ、全く別の意識で臨むことがポイントです。従来の対面感覚での部下へのチャットやメールなどによる指示出しや管理をしすぎると、逆に業務効率を下げる要因にもなります。
 
セキュリティ面に関しては以下のことに十分注意し、情報漏えいなどの問題を回避しましょう。
 
・業務で利用する私物端末にもセキュリティソフトやアプリを利用する
・OSやソフトを適切に更新する
・端末の盗難、紛失対策を行う
・自宅外では第三者による画面ののぞき見を防ぐ
・家庭内ネットワークを適切に保護し、社内システムに安全にアクセスする
・公衆Wi-Fiは極力利用しない

 

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